ABSENSI adalah salah satu kegiatan wajib untuk memonitoring kinerja karyawan dari waktu ke waktu. Perkembangan zaman membawa perkembangan teknologi yang cukup pesat sehingga pekerjaan kantor juga banyak terbantu dengan adanya teknologi ini, termasuk dalam masalah absensi kehadiran. Ada banyak sekali model absensi karyawan perusahaan yang digunakan, mulai dari absensi yang masih manual sampai dengan absensi mobile.
Penggunaan metode absensi ini tergantung dengan kebutuhan perusahaan, ada banyak sekali pertimbangan yang digunakan untuk memilik metode absensi. Beberapa jenis metode absensi yang banyak digunakan dalam perusahaan akan dibahas oleh Mekari Talenta seperti berikut ini
1. Absensi Manual
Absensi manual ini adalah jenis absensi yang sudah cukup banyak ditemui, metode pengecekan kehadiran dengan absensi manual ini cukup sederhana dan mudah pun tidak mengeluarkan banyak kocek untuk cara absensi seperti ini.
Absensi manual dilakukan dengan cara mengisi kehadiran dengan menuliskan tanda hadir misalnya tanda tangan karyawan yang bersangkutan. Cukup mudah dan gampang ya? Hanya saja cara absensi seperti ini memiliki resiko melakukan kecurangan cukup besar, karena masih ada kesempatan untuk memalsukan tanda hadir ini.
Absensi manual di zaman modern ini juga sudah cukup langka di gunakan karena dianggap tidak cukup sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini, karena di masa perkembangan teknologi yang sudah cukup pesat ini, diperlukan metode absensi yang cepat dan sederhana dalam pemrosesan datanya.
Jika dahulu absensi manual masih banyak ditemui di perusahaan kecil sampai ke atas, sekarang cara absensi seperti ini hampir tidak digunakan lagi di perusahaan.
2. Absensi Almano
Jika absensi manual menggunakan pencatatan tanda kehadiran secara manual, absensi almano adalah absensi karyawan perusahaan yang menggunakan mesin almano atau banyak juga dikenal dengan mesin ceklok. Cara menggunakan mesin almano ini adalah karyawan yang absen memasukkan kertas atau kartu yang sudah memiliki template untuk kemudian mesin almano akan mencetak jam kehadiran karyawan sesuai waktu real time.
Saat hadir dan pulang kerja, karyawan cukup memasukkan kartu absensi saja untuk mencetak waktu hadir dan pulang. Cara absensi seperti ini juga memudahkan managemen kantor untuk melakukan monitoring kehadiran kerja karyawan. Jadi tinggal menggunakan data yang tercetak dalam kartu absen, data absensi karyawan bisa dilihat dengan lengkap.
Cara absensi menggunakan mesin almano ini dulunya sangat populer untuk menggantikan mesin absensi manual dengan pencatatan yang ribet. Untuk kemudian mesin almano ini juga kalah pamor dengan mesin absen yang lebih efisien lagi.
Hanya saja metode absen menggunakan almano ini memiliki beberapa kekurangan, karena proses absensi yang hanya menggunakan kartu saja, karyawan lain memiliki kemungkinan mengakses kartu dan mesin ini untuk memanipulasi waktu. Sehingga kecurangan bisa terjadi.
3. Absensi Fingerprint
Metode absensi yang juga cukup populer menggantikan kehadiran mesin almano adalah metode absensi fingerprint. Cara absensi ini cukup populer beberapa tahun belakangan karena dianggap teknologi terbaru dan kemungkinan terjadinya kecurangan juga kecil.
Metode absensi fingerprint ini menggunakan mesin fingerprint dimana mesin ini sudah merekam sidik jari masing-masing karyawan sehingga untuk proses absensi karyawan hanya perlu menscan sidik jari. Perekaman awal sidik jari, umumnya menggunakan 2 jari yaitu ibu jari kanan dan telunjuk kiri, sehingga jika terjadi masalah saat absensi, bisa ganti menggunakan jari lain yang sudah terekam.
Metode fingerprint ini cukup populer karena memberikan data absensi karyawan secara real time dan menggunakan cara yang cukup pintar. Pun data absensi ini juga bisa dihubungkan di komputer, jadi pemantauan data absensi bisa dengan mudah dilakukan baik di layar dekstop maupun dicetak.
Hanya saja, cara absensi ini juga memiliki kekurangan, walaupun memiliki tingkat kecurangan proses absen yang kecil namun absen menggunakan sidik jari juga bisa menimbulkan kendala ketika mesin absensi tak kunjung mengindentifikasi sidik jari dengan benar ketika proses absensi dilakukan.
Hal ini membuat karyawan memakan banyak waktu untuk mencocokan jari dan indentifikasi dari mesin absensi. Hal ini kurang efisien karena waktu yang digunakan untuk berabsen semakin panjang. Mesin sidik jari ini juga memerlukan perawatan tiap waktunya. Perawatan mesin absensi finger print ini juga dinilai membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
Namun di masa pandemi seperti ini, penggunakan aplikasi abensi fingerprint dirasa tidak cocok karena dalam absensi fingerprint ini cenderung banyak mengakibatkan kerumunan atau antrean dalam proses absensi. Pun absensi menggunakan fingerprint di masa pandemi ini cukup rawan karena penggunaan satu alat untuk banyak orang sehingga kekhawatiran untuk penyebaran virus cukup tinggi.
4. Aplikasi attendance Online
Metode absensi selanjutnya yang banyak digunakan untuk absensi adalah metode absensi online. Ini adalah metode absensi yang cukup populer di era digital. Menggunakan cara absensi yang cukup sederhana dan bisa diakses dengan jarak jauh secara mandiri.
Aplikasi attendance online sekarang juga cukup marak digunakan karena fitur-fitur yang dimilikinya. Aplikasi attendance online ini memiliki fitur-fitur yang memudahkan karyawan dalam berabsen pun juga tim managemen yang memantau absensi karyawan. Sehingga data absensi akan langsung terhubung dengan proses penghitungan gaji karyawan.
Tentunya ini cukup membantu tim HRD untuk melakukan pemantauan kehadiran karyawan dengan mudah, semua data absen karyawan akan langsung terinput dengan baik di laporan data keseluruhan karyawan. Absensi, jumlah telat, jumlah izin atau alpha akan langsung terlihat dan otomatis tersambung dalam penghitungan gaji.
Selain cara pengoperasian yang mudah, aplikasi attendance online juga banyak digunakan di masa pandemi ini untuk mengurangi resiko penyebaran virus ketika bekerja di kantor. Menggunakan aplikasi attendance online ini, proses absensi bisa dilakukan secara mandiri di perangkat masing-masing, sehingga absensi di kantor maupun di rumah ketika WFH bisa dilakukan dengan mudah.
Cara absensi menggunakan aplikasi attendance online ini menggunakan cara pendeteksi wajah atau selfie di masing-masing perangkat yang sudah terinstal aplikasi. Sedangkan untuk biaya, Aplikasi attendance ini menggunakan biaya perbulannya yang harus dibayarkan kepada pemberi layanan.
Modal utama aplikasi ini bisa berjalan yaitu menggunakan aplikasi attendance online ini dengan internet sehingga sebelum melakukan absensi perangkat harus dipastikan terhubung dengan internet.
Rekomendasi Aplikasi Attendance Terbaik
1. Mekari Talenta
Salah satu apikasi absensi karyawan yang direkomendasikan adalah dari Mekari Talenta. Fitur dalam aplikasi manajemen absensi dari Talenta menawarkan solusi absensi bagi perusahaan. Ini adalah pilihan absensi yang wajib dimiliki perusahaan. Khususnya bagi unit UKM untuk menghadapi tantangan dalam bisnis digital.
Manfaat pemakaian aplikasi attendance karyawan ini yaitu untuk mempermudah manajer HR saat mengelola karyawan. Oleh sebab itu, Attendance by Talenta hadir sebagai aplikasi terbaik bagi keperluan bisnis anda.
Aplikasi attendance dari Talenta merupakan aplikasi mobile dengan solusi pengelolaan SDM/karyawan bagi usaha kecil maupun menengah, entah itu dalam bidang private business, retail, pelayanan jasa dan minuman/makanan.
Anda bisa mengatur absensi masuk, shifting, rekap kehadiran secara otomatis dan monitoring dengan cara real time. Aplikasi attendance Talenta bisa memudahkan anda untuk menjalankan outlet,c aranya dengan menjadikan penjadwalan karyawan semakin akurat, mudah, efektif dan ringkas.
Oleh sebab itu, sangat wajar jika software Talenta disebut juga sebagai platform absensi yang menawarkan solusi sebab bisa dipakai dimana saja. Aplikasi attendance karyawan Talenta saat ini hanya tersedia di perangkat android gratis. Akan tetapi, tidak menutup kemungkinan di masa depan, pengguna Microsoft Mobile atau IOS dapat menggunakannya.
Selain itu, aplikasi ini juga selalu berinovasi menambakan fitur-fitur lengkap ke dalamnya dengan menawarkan banyak keuntungan untuk memudahkan bisins berjalan dengan baik. Dapatkan gratis akses selama 14 hari dengan mengunjungi link berikut https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/
2. actiPLANS
Pertama, adalah software bernama actiPLANS. Aplikasi ini menawarkan proses manajemen cuti yang transparan dan hemat waktu. actiPLANS merampingkan seluruh proses manajemen absensi agar lebih mudah. Hal ini memungkinkan Anda untuk meminta dan menyetujui waktu cuti hanya dengan satu klik. Anda juga bisa mendapatkan gambaran lengkap dari karyawan yang tersedia dengan meninjau siapa sedang cuti dan mengetahui sisa hari cuti.
Aplikasi ini tersedia untuk iOS dan Android, yang akan memudahkan Anda untuk mengirimkan permintaan cuti hanya dengan satu klik dan memberi tahu kolega Anda jika Anda datang terlambat atau pulang lebih awal.
3. TimeTac
Kedua, ada manajemen absensi bernama TimeTac. Aplikasi ini cukup mudah untuk melacak waktu dan kehadiran atau waktu istirahat, terlepas dari apakah karyawan Anda sedang dalam perjalanan, bekerja dari jarak jauh, atau dalam perjalanan bisnis.
Dengan TimeTac akan memungkinkan karyawan Anda memasukkan waktu kerja mereka dalam hitungan detik. Data ini secara otomatis disinkronkan dengan cloud. Fitur utama dari aplikasi ini adalah pelacakan waktu, pemantauan kehadira, serta persetujuan cuti yang sangat mudah sehingga mengurangi cara-cara administratif konvensional lainnya.
5. Engage Holidays
Selanjutnya, Engage Holidays adalah alat yang sederhana namun sangat efektif. Ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan cuti dan manajer dapat menyetujui, menyarankan tanggal alternatif atau menolak permintaan dengan alasan mereka. Semua komunikasi ditangani melalui sistem dan kalender secara otomatis.
Dengan menggabungkan dua modul perangkat lunak ketidakhadiran dan manajemen liburan dari Engage, Anda bisa mendapatkan gambaran umum lengkap tentang semua ketidakhadiran karena sakit, cuti tidak direncanakan, cuti lain, dan liburan di perusahaan Anda.
6. My HR Toolkit
My HR Toolkit adalah sistem informasi SDM yang bagus untuk menyimpan semua catatan karyawan dengan aman di satu tempat, mencatat dan mengelola ketidakhadiran, termasuk hari libur untuk tim dan juga fungsi pelaporan.
Aplikasi ini sangat mudah digunakan sehingga sudah tidak diperlukan lagi cara-cara konvensional yang memakan banyak waktu. Anda dapat mengakses semua file karyawan Anda hanya dengan satu klik dan dapat dijangkau di mana pun Anda memiliki akses internet. Ini memberikan prosedur persetujuan permintaan untuk konfirmasi cuti yang lebih mudah.
Baca Juga : Kenalkan Absensi via Smartphone
Kesimpulan
Ada banyak sekali metode absensi yang dilakukan untuk memonitoring kerja karyawan untuk perusahaan. Tentunya metode absensi ini memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing, yang paling penting adalah fitur-fitur yang dimiliki teknik absensi bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menyelesaikan masalah absensi karyawan.
Metode absensi yang terbaru adalah penggunaan aplikasi attendance online, namun tentunya banyak pertimbangan menggunakan aplikasi attendance online ini.
Yuk tentukan metode absensi karyawan perusahaan yang cocok untuk perusahaan kamu, agar proses absensi bisa berjalan dengan lancar dan mudah. (*/adv)
Editor : Yosep
