RADAR BOGOR, Perkembangan teknologi yang semakin kompleks dari waktu ke waktu berarti semua aktivitas manusia telah dikuasai sistem teknologi. Salah satunya adalah penggunaan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online, yakni suatu praktik kehadiran kerja karyawan secara online di suatu perusahaan.
Aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online ini menggunakan sistem berbasis cloud yang dapat dikelola secara online. Sky System merupakan perpaduan antara teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet yang bekerja untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer.
Anda akan mendapatkan banyak manfaat dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online. Penyebabnya adalah karena Anda tidak lagi harus mengelola data orientasi karyawan secara manual, bisa saja ada banyak kemungkinan kesalahan entri data.
Memiliki sistem aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online, akan memudahkan Anda untuk bekerja dari jarak jauh selama masa pandemi. Apalagi jika jadwal Anda ternyata bekerja dari rumah (Work from Home). Namun, sebelum menggunakan aplikasi ini, ada baiknya Anda mendownload terlebih dahulu skema untuk mempelajari aplikasi absensi online.
Apa itu Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web dan Online ?
Aplikasi absensi karyawan ini merupakan aplikasi yang dapat mendeteksi keberadaan online karyawan yang terhubung dengan web perusahaan. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur untuk mengatur aktivitas kerja karyawan.
Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengelola dan memantau aktivitas karyawannya. Selain itu, integrasi aplikasi ini dengan sistem lain memudahkan perusahaan untuk memantau keberadaan karyawan di tempat kerja.
Bahkan jika karyawan bekerja dari rumah, aset mereka akan tetap valid dan mereka dapat mendeteksi data secara real time. Aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online juga dapat menyimpan data aset karyawan di cloud untuk meminimalkan kehilangan data atau mengganti masalah data yang biasanya sering terjadi jika dilakukan secara manual.
Apa Saja Manfaat dari Aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online ?
Aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online untuk karyawan hadir setidaknya setelah Anda terbiasa dengan praktik kehadiran online untuk karyawan. Di bawah ini, Anda akan mengetahui lebih jelas tentang manfaat menggunakan aplikasi kehadiran online otomatis untuk karyawan dibandingkan dengan manual:
1. Aplikasi ini Punya Sistem Keamanan yang Tinggi
Anda dapat memastikan keamanan data tetap terjaga dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online untuk karyawan. Apalagi jika aplikasi ini menggunakan sistem cloud yang terhubung dengan jaringan internasional sehingga data dapat disimpan dan di-backup secara terpusat. Jika data Anda hilang, itu dapat dipulihkan melalui sistem cloud. Wah, easy sekali, ya.
2. Tentu Saja Irit Biaya
Dengan menggunakan aplikasi aset karyawan berbasis cloud, Anda dapat menghemat biaya operasional karena tidak membutuhkan uang untuk membeli perangkat keras. Layanan kehadiran berbasis aplikasi ini bekerja sama seperti kehadiran manual atau berbasis sidik jari.
Keuntungannya adalah Anda tidak perlu menggunakan perangkat keras khusus seperti pemindai sidik jari atau buku untuk menulis daftar hadir dengan aplikasi ini. Setiap karyawan di perusahaan membuka aplikasi di smartphone mereka kemudian mengaktifkan fungsi GPS dan kamera untuk mengambil foto selfie.
Jadi, ketika Anda menganggap bahwa alat dan aplikasi aset itu gratis, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya pengoperasian apa pun. Dan Anda tidak perlu mengeluarkan uang ekstra untuk mengelola, menginstal, dan memelihara profesional TI.
3. Tingkat Efisiensinya Tinggi
Menggunakan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online dapat memudahkan HRD untuk melihat kinerja karyawan secara detail berdasarkan aset. Selain itu, HRD juga dapat dengan mudah melihat tunjangan dan gaji karyawan untuk melacak semua aset seperti alat resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan.
Tidak hanya untuk HRD, aplikasi employee berbasis cloud ini juga menawarkan kemudahan bagi karyawan. Dalam aplikasi tersebut, karyawan dapat melihat riwayat pekerjaan mereka dan meminta cuti dengan cara yang lebih praktis. Tidak perlu menunggu waktu yang lama tentunya, hehe.
4. Tidak Akan Ada Tindakan Kecurangan
Aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online sekarang menjadi aplikasi aset yang menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik sehingga karyawan dapat memverifikasi kehadiran mereka secara real time.
Foto wajah yang diambil dengan kamera ponsel disimpan dalam sistem bersama dengan data karyawan. Sementara itu, informasi posisi ditampilkan sesuai dengan lokasi karyawan diikuti oleh GPS.
Dengan sistem aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online, karyawan atau orang lain tidak mungkin untuk memanipulasi atau mengubah data aset, karena data digital dienkripsi dan disimpan dengan aman di server penyedia aplikasi. Waduh, tidak ada celah untuk bolos kerja, ya.
5. Membuat Karyawan Lebih Produktif dari Biasanya
Dengan aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online, pekerja dapat menghemat waktu tanpa harus datang ke kantor, asal tidak jauh dan kembali bekerja nanti. Jadi, daripada membuang waktu di jalan, karyawan bisa lebih produktif dengan fokus di tempat kerja dan mencatat aset mereka melalui aplikasi. Wah, menguntungkan sekali, ya!
6. Menyederhanakan Analisis Data Aset
aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online menyediakan informasi real-time tentang keterlibatan karyawan. Pada rapat yang diadakan di kantor saat itu, bisa diketahui karyawan mana yang hilang hadir hari ini. Anda bahkan dapat melacak siapa dan berapa banyak orang yang tiba di pagi hari di kantor.
Dengan sistem status online, Anda tidak lagi memerlukan ringkasan status berkala setiap kali Anda membutuhkan data status karyawan. Informasi real-time sangat berguna jika Anda ingin menganalisis data aset untuk membuat keputusan yang mendesak.
Apakah Tujuan dari Pembuatan Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web dan Online?
Tujuan penggunaan aplikasi absensi karyawan ini adalah untuk mempermudah proses presensi dan juga bekerja secara efisien untuk mencapai hasil yang efektif dengan konsumsi waktu yang minimal.
Aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online ini dirancang untuk menggantikan metode kehadiran manual yang kurang efektif. Sedangkan dari segi keamanan, kehadiran online menawarkan tingkat keamanan yang lebih baik sehingga dapat digunakan untuk mengurangi penipuan.
Bagaimana Absensi Dijalankan Sebelum Ada Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web dan Online?
Ketika aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online belum ada, banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual. Di Indonesia sendiri contohnya dengan melapor atau menuliskan kehadiran berupa tanda tangan pada kertas. Praktik ini pun tidak hanya dilakukan di kantor atau perusahaan saja melainkan di dunia pendidikan juga.
Di mana guru biasanya akan mengecek kehadiran siswa lalu mencatatnya di buku absen. Sistem ini memiliki bentuk yang belum sempurna seperti penggunaan absensi yang canggih seperti sekarang ini. Kabar baiknya, dari waktu ke waktu, aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online terus tumbuh dan berkembang. Perkembangan absensi dapat Anda pahami prosesnya dalam uraian berikut:
1. Absensi Manual
Absensi manual adalah metode yang banyak digunakan pada awal perkembangan absensi yang konvensional. Media absensi manual ini ialah menggunakan suatu mesin ketik yang disebut mesin tik. Mengapa disebut mesin tik? Sebab akan muncul suara ‘tik tik’ ketika kita mengetik sesuatu. Mesin ketik ini bisa disebut kakeknya komputer, loh!
Bagaimanakah cara kerja mesin tik konvensional pada absensi manual? Mesin ketik bisa digunakan dengan masukkan kertas ke dalam mesin ketik. Lalu, lanjutkan dengan melakukan pengabsenan karyawan. Sayangnya, metode absensi manual seperti ini sangat rawan penipuan. Hal ini dikarenakan karyawan bisa saja memalsukan data.
2. Absensi Pakai Kartu Magnetik
Setelah era absensi manual, sebetulnya teknologi absensi masih serupa, namun lebih modern yaitu sudah pakai absensi berbasi kartu magnetik. Dimana sistem ini menggunakan sebuah kartu untuk melakukan scan ID karyawan. Setelah kartu ID karyawan ini dimasukkan, akan segera teridentifikasi kehadirannya.
3. Absensi Dengan Fitur Fingerprint atau Sidik Jari
Tentu saja fitur absensi menggunakan sensor sidik jari ini sudah terdengar tidak asing lagi. Bahkan mungkin Anda sudah menjadi salah satu penggunanya. Contoh kecil penerapan fingerprint ada pada smartphone yang Anda genggam.Fitur sidik jari (fingerprint) ini cukup berkembang pesat di tahun 1990-an ketika teknologi ini mulai diakui sebagai teknologi anti penipuan.
Bahkan pada tahun sekarang, yakni 2022, masih ada perusahaan yang menggunakan fitur ini. Sistem sensor sidik jari bisa dikatakan awal mula terjadinya absensi dengan teknologi terbaru dan termodern dibandingkan dengan dua era sebelumnya. Hal ini dikarenakan fitur fingerprint lebih efisien dan user friendly.
Tentu saja untuk menggunakan fitur sidik jari ini tidak lagi dilakukan lewat media kertas. Sebagai gantinya, karyawan bisa langsung mengakses dan bergabung dengan aplikasi yang mendukung fingerprint. Yakni melalui akun yang sudah terdaftar. Kemudian karyawan juga bisa melengkapi absensi dengan melakukan pengenalan wajah (selfie) agar proses absensi tidak bisa digantikan oleh orang lain.
4. Absensi Melalui Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web dan Online
Bagaimana rasanya jika melakukan absensi secara online? Tentu ini hal yang menarik bukan? Suatu aplikasi absensi online biasanya juga difasilitasi dengan fitur GPS sehingga karyawan dapat ditemukan di lokasi yang telah ditentukan atau pada radar tertentu. Hal ini akan meminimalisir terjadinya tindak kecurangan karena posisi karyawan telah terekam di aplikasi.
Apalagi selama masa pandemi, aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online benar-benar menjadi pilihan nomor satu sebagai solusi. Selain itu, lokasi dapat diatur untuk WFH dan karyawan dapat bergabung secara online dari rumah. Efisiensi absensi online tidak hanya sebatas itu, karena memiliki fitur back office yang sangat membantu HRD ketika mengelola catatan harian karyawan.
HRD tidak perlu memeriksa secara manual, aplikasi absensi karyawan berbasis web dan online sudah siaga untuk menyediakan laporan yang dapat diakses atau diunduh secara digital. Aplikasi absensi karyawan ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem penggajian. Sehingga mempermudah perhitungan gaji dan mengurangi kesalahan saat masih pakai absensi manual.
Nah, Anda bisa mendapatkan semua keuntungan lebih jika menggunakan implementasi aset untuk karyawan yang terintegrasi dengan baik dengan sistem lain. Bagaimana caranya? Pembaruan data otomatis, pemrosesan data instan, sistem terintegrasi dengan kalender untuk memudahkan jadwal kerja setiap karyawan, dan fungsi evaluasi KPI yang sesuai dengan KPI setiap karyawan untuk memudahkan Anda memantau kinerja setiap karyawan secara akurat.
Nah, itulah tadi pembahasan mengenai aplikasi absensi karyawan berbasis web dan mobile . Anda bisa mencoba aplikasi manapun untuk mengoptimalkan sistem kerja perusahaan. Semoga saja artikel ini bermanfaat, ya.
Penggajian berbasis cloud dan perangkat lunak manajemen SDM Talenta mempercepat proses SDM menggunakan teknologi otomatisasi! Talenta menciptakan inovasi yang memungkinkan Anda memenuhi kebutuhan bisnis dengan kegunaan yang berbeda di industri yang berbeda.
Kemampuan Talenta by Mekari memiliki semua fitur yang lebih efisien. Karyawan dapat bergabung lewat absensi online dan memproses pengembalian dana langsung dari Talenta. Perusahaan juga dapat memproses penggajian dan mengelola database karyawan menggunakan aplikasi Talenta. Mengelola penggajian, manajemen, dan SDM jauh lebih mudah! (*/adv)
