BOGOR – RADAR BOGOR, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Bogor memiliki pekerjaan rumah berat. Pasalnya, saat ini di Kota Bogor arsip masih belum tertata dengan baik. Terutama pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Akibatnya tak jarang arsip-arsip yang memiliki nilai sejarah hilang ditelan waktu. Hal itu membuat dinas yang berlokasi di Jalan Menteng Asri Kelurahan Menteng Kecamatan Bogor Barat itu menggembleng seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) eselon III dan IV yang merupakan produsen arsip berdasarkan kegiatan yang dilakukan.
Sekretaris Diskarpus Kota Bogor Encep Alhamidi mengatakan, arsip dapat dikatakan baik jika memenuhi beberapa instrumen. Seperti tata naskah dinas sebagai pedoman untuk menciptakan arsip dan kode klasifikasi arsip.
Sebab setiap arsip memiliki tempo waktu berapa lama dikelola oleh dinas yang bersangkutan hingga diserahkan ke Diskarpus, atau bagian mana yang disimpan dan mana yang dimusnahkan.
“Arsip itu harus memiliki catatan kapan akan dimusnahkan atau dipindahkan kesini, setelah disini semua arsip dari dinas akan di olah lagi, mana yang disimpan dan dimusnahkan sampai akhirnya ada arsip-arsip yang memiliki sejarah,” ujarnya kepada Radar Bogor, kemarin (20/3).
Saat ini ada 148 eselon III atau setara Kepala Bidang (Kabid) dan 760 eselon IV atau setara Kepala Seksi (Kasi) yang terus di sosialisasikan untuk sadar arsip. Eselon III, kata Encep, merupakan sentral file atau unit pengolah.
Sementara eselon IV merupakan bagian yang melahirkan arsip mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pelaporan. Pengamatannya, dari arsip-arsip yang dirapikan pihaknya hanya 30 persen saja yang permanen. Selebihnya musnah. “Yang permanen itu sekitar lima persennya memiliki nilai sejarah,” tuturnya.
Encep menerangkan, arsip yang permanen meliputi arsip Walikota dan Wakil Walikota sejak diangkat hingga selesai masa jabatannya, arsip Sekretaris Daerah (Sekda) sejak menjadi calon pegawai hingga masa pensiunnya dan ASN yang memiliki prestasi tingkat nasional maupun provinsi.
“Jumlah pegawai Kota Bogor ada 9.000, dari angka sebanyak itu tidak sampai 100 orang arsipnya permanen, yang lain begitu dua tahun arsipnya musnah sebab dia sebagai pensiunan maka arsipnya dipindahkan ke Taspen,” ungkapnya.
Selain itu, sambung dia, arsip permanen lainnya adalah Izin Mendirikan Bangunan (IMB) seluruh bangunan yang ada di Kota Bogor. Sehingga jika terjadi kehilangan, masyarakat bisa memeriksanya ke Diskarpus.
“Seluruh IMB yang ada di Kota Bogor kalau sudah diatas 10 tahun pasti pindah kesini, jadi kalau pemilik bangunan ingin memperlebar bangunannya dia akan diminta IMB lama oleh dinas perizinan,” pungkasnya. (gal/c)
