BOGOR–RADAR BOGOR, Setelah dua bulan mengubah pola kerja menjadi berbasis online, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor tetap melakukan bimbingan teknis (bimtek), seperti di Museum Tanah, Kamis (29/3). Hal itu dilakukan untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi bernama Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis (Simardi) di kalangan pegawai Pemkot Bogor, yang berkaitan dengan arsip.
Sekretaris Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bogor, Encep Moh Ali Alhamidi, menjelaskan bahwa selama dua bulan ke belakang aplikasi tersebut belum merata diberlakukan di seluruh operasional perangkat daerah (OPD) Kota Bogor. Karena, pemasangan aplikasi Simardi dilakukan bertahap.
“Setiap hari kita mengundang empat orang kearsipan ke kantor membawa laptop untuk di-install. Setelah ter-install semua, baru dipanggil bersama-sama untuk melakukan bimtek ini,” jelasnya kepada Radar Bogor usai bimtek, Kamis (29/3).
Maka, pada momen itu ia menghadirkan sebanyak 114 pegawai mulai dari SKPD, kecamatan hingga kelurahan yang kerjanya berkaitan dengan kearsipan.
“Pesertanya para pengelola arsip atau para pengadministrasi umum di semua dinas di lingkungan Pemkot Bogor,” terangnya.
Meski begitu, ada beberapa bidang pemerintahan yang belum terjamah. Rencananya, 2019 baru mulai diberlakukan. “Ini tahap pertama, nanti 2019 mulai dari UPTD, SD, hingga SMP,” kata Encep.
Sementara itu, pengembang aplikasi Simardi, Haryanto yang menjadi narasumber dalam bimtek bertajuk ”Workshop Otomasi Kearsipan dengan Simardi” menjelaskan, aplikasi itu akan memberikan berbagai kemudahan. Salah satunya mengenai sistem sortir data yang perlu musnah dalam jangka waktu tertentu.
“Ada arsip permanen dan ada arsip musnah. Jadi, selama ini mereka punya kegalauan karena menganggap semua arsip itu penting,” ujarnya.
Kemudian, melalui Simardi, arsip akan diklasifikasikan sesuai kategori. Artinya, ada beberapa arsip yang tidak bisa dilihat sembarang orang.
“Misalnya ada dokumen Bappeda tapi tidak bisa dilihat oleh Disdukcapil, bahkan wali kota juga belum tentu bisa lihat,” kata Haryanto.(fik/c)
