BOGOR-RADAR BOGOR, Penyelenggaraan kearsipan akan lebih efisien, efektif, transparan, serta akuntabel dengan pemanfaatan teknologi informasi. Maka dari itu, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Bogor terus menggeber tata kelola kearsipan berbasis teknologi informasi dan mulai mengarah kepada digitalisasi arsip permanen dan arsip statis (arsip bernilai sejarah).
“Penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan kearsipan akan diterapkan di semua perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bogor. Mulai dari muspida hingga kelurahan, UPTD, sampai ke seluruh tingkatan sekolah secara bertahap,” ujar Kepala Diskarpus Kota Bogor Agung Prihanto kepada Radar Bogor.
Agung menjelaskan, seiring dengan perkembangan teknologi informasi, dalam dunia kearsipan dikenal istilah otomasi kearsipan. Yakni, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana membantu pengelolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non-elektronik).
“Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan dan penyajian informasi arsip, penemuan kembali informasi arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip,” jelasnya.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip akan berdampak pada efektivitas pengelolaan arsip sehingga bisa lebih cepat, lebih simpel, dan memudahkan dalam proses pencarian kembali arsip di kala diperlukan.
“Dari sisi anggaran juga akan mengurangi biaya cetak lembar disposisi, kartu kendali, dan buku agenda karena sudah tercetak dalam sistem dan bisa di-print-out sesuai kebutuhan,” kata dia.
Menurut Agung, tantangan ke depannya adalah institusi pemerintahan harus mengarah pada pengelolaan dokumen atau kearsipan secara digital dengan sistem teknologi informasi. Namun demikian, fisik arsip-arsip yang memiliki nilai kesejarahan harus tetap dipelihara dengan baik. Sebab, sesuai dengan namanya, arsip sejarah secara fisik harus dipertahankan. Pada fisik arsip itu terletak nilai autentik, keaslian dan keunikan tersendiri.
Agung menambahkan, untuk menerapkan teknologi informasi kearsipan, hari ini, 29 Maret 2018, Diskarpus akan melatih 114 orang pengelola arsip di lingkungan pemerintah kota Bogor dalam bentuk workshop otomasi kearsipan melalui penerapan Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis (Simardi). Workshop ini selain memberikan keterampilan pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip sehingga mencapai tujuan tertib arsip secara fisik.
“Juga diharapkan ASN makin sadar terhadap pentingnya arsip sebagai alat bukti pertanggungjawaban pelaksanaan tugas pemerintahan” ujarnya.
Sebagai informasi, organisasi kearsipan di setiap pemerintahan memiliki alur tersendiri. Yakni, unit pengolah (UP) yang ada di setiap bidang pada perangkat daerah sebagai central file yang bertanggung jawab terhadap penciptaan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif. Kemudian unit kearsipan (UK) yang ada di sekretariat perangkat daerah sebagai record centre dua yang bertanggung jawab terhadapat pengelolaan arsip inaktif.
Lalu, lembaga kearsipan daerah (LKD) -dalam hal ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Bogor- bertindak sebagai record centre satu, tempat penyimpanan arsip permanen di atas 10 tahun dari semua perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bogor dan organisasi masyarakat. Di LKD juga sebagai tempat penyimpanan dan perawatan arsip statis (arsip permanen yang memiliki nilai kesejarahan) yang disebut depot arsip.(*/ric)
